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Registro de jornada laboral: Criterio Técnico de la Inspección

Miguel Ángel Manzano Fernández

17/06/19

Hace pocos días que se ha publicado el Criterio técnico sobre actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en materia de registro de jornada, en el que se recogen ciertas notas a tener en cuenta por empresarios, trabajadores y sus representantes. Pueden destacarse los siguientes aspectos sobre la obligación de registro de la jornada laboral:

El registro es obligatorio para las empresas

El nuevo registro de jornada laboral, regulado en el modificado art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, es obligatorio para todas las empresas que empleen a trabajadores a jornada completa. Como veremos seguidamente, hay obligación de llevar otros registros, con otros fines, que tienen sus propias particularidades.

Contenido de la obligación:

El registro debe de ser diario

Se indica en el Criterio que «el registro de la jornada deberá ser diario, no siendo aceptable para la acreditación de su cumplimiento la exhibición del horario general de aplicación en la empresa, el calendario laboral o los cuadrantes horarios elaborados para determinados periodos”. La razón es sencilla: los llamados cuadrantes horarios o calendarios laborales no son más que una planificación; sólo el registro diario puede acreditar la jornada efectivamente realizada a posteriori, de modo que se compruebe si se ha cumplido, o si se han realizado horas extraordinarias.

Deberá registrarse, como mínimo, el inicio y la finalización de la jornada

Pone el Criterio el acento en que «no se exige expresamente el registro de las interrupciones o pausas entre el inicio y la finalización de la jornada diaria, que no tengan carácter de tiempo de trabajo efectivo”, por lo que basta con que el registro recoja el momento de inicio de la prestación de servicios y su momento final.

Interrupciones o pausas en el trabajo: campo para la negociación colectiva o los acuerdos de empresa

Salta a la vista que, cuando haya interrupciones o pausas que no computen como tiempo de trabajo efectivo, interesará a la empresa adaptar el sistema para que éstos no computen como tales. Y es que, ”(e)n caso contrario, podría presumirse que lo es toda aquella que transcurre entre la hora de inicio y finalización de la jornada de trabajo registrada». Advierte la Inspección: «es al empleador al que correspondería la acreditación de que ello no es así”.

Por ello es que señala que «la negociación colectiva o los acuerdos de empresa referidos a la organización y documentación del registro deben ser el instrumento idóneo para precisar cómo considerar todos los aspectos relacionados con el registro de interrupciones, pausas o flexibilidad de tiempo de trabajo”.

Aspectos formales:

El registro debe de ser objetivo y fiable

“Debe ser un sistema de registro objetivo, que garantice la fiabilidad, veracidad y no alteración a posteriori de los datos y que respete la normativa sobre protección de datos”.

El registro de jornada es independiente de otros registros

Se mantiene la obligación de llevanza de otros registros similares, regulados en otras normas. De hecho, indica la propia Inspección que el registro del art. 34.9 del ET puede ser utilizado como base para el cumplimiento de esas otras obligaciones de registro (aparte de las jornadas especiales):

* de horas realizadas para contratos a tiempo parcial.

* sobre realización de horas extraordinarias

Estas otras obligaciones de registro añaden otros aspectos adicionales, tales como la totalización de las horas al mes, la entrega de copia al trabajador junto con el recibo de salarios, o la obligación de informar mensualmente a los representantes de los trabajadores. Parece aconsejable parece establecer un sistema de registro básico (el del art. 34.9 del ET), para después añadir otros aspectos adicionales para tipo de registro independiente.

Conservación y accesibilidad del registro

Se ha de conservar durante cuatro años, permaneciendo a disposición de trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.

Se debe de garantizar:

* El acceso en cualquier momento, por trabajadores, sus representantes legales o la Inspección de Trabajo.

* Los registros “tienen que estar y permanecer físicamente en el centro de trabajo, o ser accesibles desde el mismo de manera inmediata”.

Es válido cualquier medio, físico o de cualquier otro tipo, aunque lo más accesible, fiable y barato será la utilización de medios electrónicos. Los registros que se hayan llevado a cabo en formato papel podrán escanearse y conservarse informáticamente. Ello sin perjuicio del acceso a los originales.

Accesibilidad para trabajadores y sus representantes legales no implica derecho a obtener copias, salvo lo que pueda disponer la negociación colectiva, o los pactos de la empresa.

El acceso por la Inspección podrá ser directo, o bien implicar su descarga o suministro en soporte informático legible y tratable.

La comprobación por la Inspección se extenderá a verificar de la existencia de una negociación precedente sobre la organización del registro. Será conveniente disponer de las actas de las reuniones celebradas en el proceso de negociación.

Régimen sancionador

Se tipifica como infracción grave el no cumplimiento de estas obligaciones. Ahora bien, «(e)l registro de la jornada no constituye un fin en sí mismo, sino un instrumento para el control del cumplimiento de la normativa en materia de tiempo de trabajo». El registro es un medio que garantiza y facilita dicho control, pero no el único. Por lo que, si en el caso concreto se tiene la certeza de que se cumple con la normativa sobre tiempo de trabajo, la Inspección puede sustituir la sanción por el requerimiento.

Obvio es, la prueba de que se cumple en la empresa sin dicho registro se antoja complicada en la generalidad de los casos.

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